Membangun Budaya Tertib Aset di Lingkungan Perguruan Tinggi

Setiap tahun, ribuan barang berpindah tangan di lingkungan sebuah universitas — dari gudang ke ruang kerja, dari satu unit ke unit lain, dari kondisi baik menjadi rusak. Tanpa disiplin pencatatan, pergerakan ini cepat berubah menjadi kabut yang menyulitkan siapa pun untuk menjawab pertanyaan sederhana: barang ini milik siapa, ada di mana, dan dalam kondisi apa?

Masalahnya Jarang Teknis

Pengalaman lapangan menunjukkan bahwa kendala terbesar tertib aset jarang bersifat teknis. Sistem informasi sudah tersedia, kode barang sudah ada, formulir sudah disiapkan. Yang kerap absen adalah kebiasaan melaporkan setiap perpindahan barang — sesuatu yang tampak sepele namun berdampak besar pada akurasi data.

Tiga Kebiasaan yang Membedakan

1. Melaporkan segera. Perpindahan barang dicatat pada hari yang sama, bukan menunggu opname tahunan.
2. Menunjuk penanggung jawab yang jelas. Setiap ruangan memiliki satu nama yang bertanggung jawab atas isinya.
3. Memeriksa berkala tanpa menunggu diperiksa. Unit melakukan pengecekan mandiri triwulanan.

Dari Kepatuhan ke Kepemilikan

Ketika tertib aset hanya dijalankan karena akan diperiksa, hasilnya berumur pendek. Namun ketika unit kerja merasakan sendiri manfaatnya — barang lebih mudah dicari, usulan pengadaan lebih mudah dibuktikan, pertanggungjawaban lebih ringan — kepatuhan berubah menjadi kepemilikan.

Di situlah letak pekerjaan sesungguhnya: bukan membangun sistem, melainkan membangun kebiasaan.