BAUPK Luncurkan Layanan Persuratan Elektronik Terintegrasi UMI Connection
Sistem persuratan elektronik BAUPK kini terhubung penuh dengan ekosistem UMI Connection, memangkas waktu proses disposisi dari tiga hari menjadi kurang dari satu hari kerja.
Makassar — Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan (BAUPK) Universitas Muslim Indonesia resmi meluncurkan layanan persuratan elektronik yang terintegrasi penuh dengan ekosistem digital UMI Connection. Peluncuran dilaksanakan di Gedung Rektorat dan dihadiri oleh pimpinan universitas serta perwakilan seluruh unit kerja.
Melalui sistem baru ini, unit kerja tidak lagi perlu mengantarkan berkas fisik untuk memperoleh disposisi pimpinan. Seluruh proses — mulai dari pengajuan draf, verifikasi kelengkapan, disposisi, penomoran, hingga pengarsipan — berlangsung dalam satu alur digital yang dapat dipantau secara mandiri oleh pengusul.
Waktu Proses Turun Drastis
Uji coba selama dua bulan pada enam unit kerja menunjukkan waktu rata-rata penyelesaian surat turun dari tiga hari kerja menjadi kurang dari satu hari kerja. Penurunan terbesar terjadi pada tahap disposisi, yang sebelumnya bergantung pada ketersediaan fisik pejabat penanda tangan.
"Yang kami kejar bukan sekadar kecepatan, tetapi kepastian. Setiap unit sekarang tahu persis di mana posisi surat mereka dan siapa yang sedang memprosesnya."
Integrasi Lintas Sistem
Sistem persuratan ini menggunakan basis data kepegawaian yang sama dengan sistem informasi universitas, sehingga kewenangan penanda tangan otomatis menyesuaikan jabatan aktual seseorang. Arsip digital juga langsung terhubung dengan repositori dokumen universitas.
Tahap Berikutnya
BAUPK menargetkan seluruh unit kerja telah menggunakan sistem ini pada akhir tahun. Pendampingan teknis dan pelatihan operator akan dijadwalkan secara bergelombang per fakultas.