Persuratan & Kearsipan
Pengelolaan surat masuk dan keluar, penomoran, disposisi, legalisasi, serta penyimpanan arsip unit kerja di lingkungan UMI.
Layanan persuratan dan kearsipan menangani seluruh lalu lintas dokumen resmi Universitas Muslim Indonesia, mulai dari penerimaan surat masuk, pencatatan, disposisi pimpinan, penerbitan surat keluar, hingga penyimpanan arsip secara tertib dan mudah ditelusuri.
Sejak 2025 seluruh proses dicatat dalam sistem persuratan elektronik yang terhubung dengan ekosistem UMI Connection, sehingga status setiap dokumen dapat dipantau oleh unit pengusul secara mandiri.
Persyaratan
- Surat pengantar resmi dari pimpinan unit kerja
- Draf surat dalam format digital (.docx atau .pdf)
- Lampiran pendukung bila diperlukan
- Nomor identitas pegawai pengusul
Prosedur
- Unit kerja mengajukan draf melalui sistem persuratan atau loket BAUPK.
- Petugas memverifikasi kelengkapan dan format dokumen.
- Dokumen diteruskan kepada pejabat berwenang untuk ditandatangani.
- Surat diberi nomor dan dicatat dalam buku agenda elektronik.
- Surat diserahkan kepada pemohon dan salinannya diarsipkan.